Contact Management

Các Liên hệ là những người mà bạn giao tiếp để đi tìm cơ hội kinh doanh hoặc vì các lý do cá nhân. Trong mô hình Business-to-Consumer (B2C), Liên hệ là thông tin quan trọng nhất để giành được các khách hàng ở đó dù trong Business-to-Business (B2B) nó là một phần của chi tiết tổ chức cùng với Liên hệ mà bạn đang kinh doanh. Bạn cũng có thể tạo ra các Liên hệ cá nhân mà không kết hợp với bất cứ tài khoản nào. Liên hệ cá nhân không trình bày như một phần của tài khoản hoặc thông tin cơ hội kinh doanh. Chỉ bạn có thể xem các Liên hệ cá nhân của bạn.

Các Liên hệ có thể được thêm vào hệ thống Zoho CRM bằng cách điền theo mẫu Liên hệ, nhập các Liên hệ từ các ứng dụng Quản lý Liên hệ & CRM khác, đồng bộ hoá các Liên hệ từ phần mềm Microsoft Outlook, hoặc chuyển đổi các chỉ dẫn đến các Liên hệ. Thông tin Liên hệ có thể bao gồm địa chỉ, tiêu đề, các số điện thoại, địa chỉ E-mail, ngày sinh và các chi tiết cá nhân khác của một người.

Chức năng quan trọng nhất của module Liên hệ trong hệ thống Zoho CRM là chúng có thể được sử dụng cho các khách hàng hay sản phẩm từ các đại lý…, các Liên hệ có thể liên quan đến các tài khoản như là các đại lý tuỳ theo quá trình kinh doanh của bạn.

Module Các Liên hệ bao gồm các mục dưới đây:

• Tổng quan danh sách Liên hệ
• Trang Duyệt xem
• Tạo nhanh các Liên hệ
• Các báo cáo Liên hệ
• Các công cụ Liên hệ như Nhập, Xuất, Khối lượng xóa, Khối lượng chuyển đổi
• Tìm kiếm theo bảng chữ cái
• Tuỳ biến góc nhìn

Bạn có thể thực hiện các hoạt động dưới đây trong module Các Liên hệ

• Duyệt xem các Liên hệ
• Tìm kiếm các Liên hệ (Theo bảng chữ cái hoặc các tuỳ chọn tìm kiếm nâng cao)
• Tạo danh sách các trang xem
• Tạo các Liên hệ (Mẫu điền, tạo nhanh, lặp lại các tuỳ chọn)
• Nhập các Liên hệ (từ các nguồn khác nhau)
• Kết hợp các Liên hệ với các bản ghi
• Gửi E-mail đến các Liên hệ
• Nhập các Liên hệ đến các bảng tính khác
• Thay đổi chủ sở hữu Liên hệ (riêng lẻ hoặc với số lượng lớn)
• Xem Liên hệ có liên quan đến các báo cáo
• In chi tiết Liên hệ
• Xoá các Liên hệ (riêng lẻ hoặc với số lượng lớn)
• Tuỳ chỉnh các Liên hệ

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc)

Bạn có thể Duyệt xem các Liên hệ sẵn có trong Danh sách Liên hệ

Để Duyệt xem các Liên hệ

1. Nhấn Contacts
2. Trong trang Contacts Home, dưới mục Contact List, chọn một trong các trang xem từ Select View để trình bày danh sách của các tài khoản tuỳ theo kiểu của tài khoản (ví dụ, khách hàng tương lai, nhà đầu tư, NgườI bán lại, và các mục khác)
3. Trong mục Contact List, nhấn Start, Previous, Next, hoặc End để truy cập vào danh sách tương ứng của các Liên hệ

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc)

Bạn có thể tìm kiếm các Liên hệ theo bảng chữ cái hoặc điền các thông tin quy định trong hộp tìm kiếm nâng cao

Để tìm kiếm các Liên hệ

1. Nhấn Contacts
2. Trong trang Contacts Home, dưới mục Contact Search, làm một trong các bước sau
   • Ghi rõ tiêu thức tìm kiếm trong hộp tìm kiếm và nhấn nút Go. Hoặc
   • Chọn một trong các đường dẫn tìm kiếm theo bảng chữ cái
3. Trong trang Contact List, danh sách các Liên hệ được trình bày theo tiêu thức tìm kiếm

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Trong Contact List bạn có thể tạo/sửa đổi/xoá các trang xem tuỳ chỉnh, sắp xếp các cột trong danh sách trang xem (thứ tự tăng/giảm), tìm kiếm các bản ghi sẵn có trong danh sách trang xem hiện tại. Ngoài ra, bạn có thể sửa đổi một số cột trong danh sách các trang xem thông thường. Theo mặc định, danh sách các trang xem thông thường dưới đây sẵn có trong module Các Liên hệ

• Các trang xem thông thường
  • Tất cả Các Liên hệ
  • Các Liên hệ của tôi
  • Các Liên hệ mới trong tuần này
  • Các Liên hệ mới trong tuần trước
• Các trang xem gần đây
  • Các Liên hệ đã tạo gần đây
  • Các Liên hệ đã sửa đổi gần đâ
  • Các Liên hệ đã xem gần đây

Tham khảo Chương <>: Quản lý danh sách các trang xem để biết thêm chi tiết về tạo danh sách các trang xem

Để tạo danh sách các trang xem

1. Nhấn Contacts
2. Trong trang Contacts Home, dưới mục Contact List, Nhấn Create View

3. Trong trang Create New View, làm các bước như dưới đây:
   • Trong mục View Information, ghi rõ tên của trang xem tuỳ chỉnh trong trường View Name (bắt buộc). Tên trang xem tuỳ chỉnh xuất hiện trong View. Bạn cũng có thể thiết lập trang xem tuỳ chỉnh như là một danh sách trang xem mặc định bằng cách chọn hộp kiểm tra Set as Default View
   • Trong mục Specify Criteria, ghi rõ tiêu thức lọc. Để biết thêm chi tiết tham khảo mục Specifying List View Criteria
   • Trong mục Choose Columns, chọn các cột được trình bày trong List View. Để biết thêm chi tiết tham khảo mục Selecting List View Columns
   • Trong mục Accessibility Details, chọn những người sử dụng mà danh sách trang xem tuỳ chỉnh của họ phải được hiệu hoá. Để biết thêm chi tiết tham khảo mục Enabling View Access
4. Nhấn Save. Danh sách trang xem tuỳ chỉnh được trình bày trong View

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Trong Zoho CRM, bạn có thể tạo các Liên hệ như các bước đưa ra dưới đây

• Nhập dữ liệu vào mẫu chi tiết Liên hệ
• Sao chép Liên hệ cùng với một vài thay đổi từ các chi tiết Liên hệ hiện tại
• Nhập các Liên hệ từ các ứng dụng Quản lý Liên hệ
• Chuyển đổi các hướng dẫn đến các Liên hệ
• Đồng bộ hoá các Liên hệ Microsoft Outlook với Zoho CRM

Trong Contact: mẫu Edit, bạn cần ghi rõ Liên hệ-các thông tin có liên quan. Bảng dưới đây cung cấp các mô tả của các trường khác trong mẫu

Danh sách Liên hệ thông thường-các trường có liên quan

Để tạo các Liên hệ riêng lẻ

1. Trong trang chủ Contacts dưới danh sách Các Liên hệ, nhấn nút New Contact
2. Trong trang Contact: nhập các thông tin có liên quan đến Liên hệ. Last Name là trường bắt buộc. Tham khảo mục Danh sách các Liên hệ thông thường-các trường có liên quan để biết thêm chi tiết
3. Nhấn Save. Chi tiết Liên hệ được trình bày trong Contact: <Contact Name> trang mà bạn có thể thực hiện thêm các hoạt động. Tham khảo mục Kết hợp Liên hệ với các bản ghi khác để biết thêm chi tiết

Để tạo các Liên hệ ngay lập tức

1. Nhấn Contacts
2. Bar bên tay trái dưới mục New Contact, nhập tên Liên hệ
3. Nhấn Save. Chi tiết Liên hệ được trình bày trong Contact: <Contact Name> trang mà bạn có thể cập nhật cùng với thêm vào các chi tiết hoặc thực hiện thêm các hoạt động

Để tạo bản sao các Liên hệ

1. Nhấn Contacts
2. Trong trang xem Contact List, chọn Liên hệ để làm bản sao
3. Trong Edit: trang <Contact Name>, sửa đổi một số chi tiết Liên hệ
4. Nhấn Save. Chi tiết Liên hệ được trình bày trong Contact: <Contact Name> trang mà bạn có thể thực hiện thêm các hoạt động

(Đặc quyền truy cập: Quyền Nhập dữ liệu)

Bạn có thể di chuyển các Liên hệ của bạn từ các ứng dụng khác nhau Contact Management, CRM và Address Book. Trước khi di chuyển dữ liệu, bạn cần phải chuyển đổi dữ liệu sang dạng CSV/XLS

Để nhập các Liên hệ

1. Nhấn Contacts
2. Trong Contacts: trang Home dưới mục Contact Tools, Nhấn nút Import My Contacts hoặc Import My Organization Contacts
   Chú ý: Đường dẫn nhập chỉ hiện hữu khi bạn có đặc quyền để sử dụng chức năng Nhập. Hãy liên hệ với nhà quản trị của bạn trong trường hợp các đường dẫn đó bị vô hiệu hoá
3. Trong trang Specify Import File: trình duyệt tệp nhập có liên quan đến các Liên hệ (dạng CSV/XLS) và sau đó nhấn nút Next
4. Trong trang Fields Mapping, sắp xếp cột đầu trang CSV/XLS cùng với các trường Liên hệ trong Zoho CRM.
5. Nhấn nút Import. Nó sẽ mất vài giây để hoàn thành việc nhập dữ liệu
6. Trong Contacts: trang Home, các Liên hệ đã nhập được trình bày dưới mục Contacts List. Bạn có thể tiếp tục việc nhập thêm nữa hoặc hoàn thành hoạt động

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Bạn có thể tạo ra cái nhìn tổng thể của Liên hệ để trình bày tất cả các chi tiết đã kết hợp, như là các khả năng, các thẻ vấn đề, các hoạt động mở, lược sử của các hoạt động đã hoàn thành, các phần đính kèm và các ghi chú

Để liên kết Liên hệ với các bản ghi khác

1. Trong Contact: trang <Contact Name>, bạn có thể cập nhật các chi tiết dưới đây
   • Các hoạt động mở: Để thêm các công việc và các sự kiện
   • Các hoạt động đã đóng: Để trình bày các công việc và các sự kiện đã đóng
   • Các trường hợp: Để tạo các trường hợp cho Liên hệ
   • Các phần đính kèm: Để đính kèm các văn bản và các ghi chú
   • Các ghi chú: Để đình kèm các ghi chú vào Liên hệ
2. Sau khi cập nhật các bản ghi đã kết hợp, bạn có thể chuyển sang bản ghi tiếp theo

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Bạn có thể tạo danh sách thư cho các Liên hệ và gửi hàng loạt e-mail đến các Liên hệ từ trang xem danh sách Liên hệ. Hãy chắc chắn các Liên hệ bao gồm điạ chỉ E-mail nếu không thì E-mail sẽ không được gửi đến các Liên hệ tương ứng

Để gửi các Email đến một nhóm các Liên hệ

1. Nhấn Contacts
2. Trong Contacts: trang Home dướI mục Contact Tool, Nhấn Mass E-mail Contacts
3. Trong trang Mass E-mail, làm các bước như dưới đây:
   • Theo mặc định, E-mail Template được hiệu hoá. Chọn mẫu để sử dụng từ danh sách chọn E-mail Template. Nội dung mẫu bị được trình bày dưới mục E-mail Template Body
   • Nhấn Matching Criteria. Bạn có thể tạo danh sách thư các Liên hệ bằng cách ghi rõ tiêu thức sắp xếp dưới mục Specify Criteria
4. Nhấn nút Send để gửi thông điệp E-mail đến các Liên hệ đã chọn

(Đặc quyền truy cập: Quyền Xuất dữ liệu)

Đôi khi nó rất có ích để xuất các dữ liệu từ Zoho CRM đến các chương trình bảng tính để phân tích dữ liệu tốt hơn

Để xuất các Liên hệ đến các bảng tính

1. Nhấn Contacts
2. Trong Contacts: trang Home dưới mục Contact Tools, Nhấn nút Export All Contacts
3. Trong File Download, Nhấn Save để ghi lại các tệp Liên hệ dưới dạng tệp CSV/XLS

(Đặc quyền truy cập: Quyền Thay đổi Chủ sở hữu)

Khi tìm kiếm đang trong quá trình, đôi khi nó có thể rất có ích để thay đổi chủ sở hữu của một số các Liên hệ trong một bước đơn. Bạn có thể thay đổi chủ sở hữu của một Liên hệ riêng lẻ  hoặc của một nhóm các Liên hệ

Để thay đổi chủ sở hữu của các Liên hệ riêng lẻ

1. Nhấn Contacts
2. Trong Contacts: trang Home, chọn Liên hệ
3. Trong Contact: trang <Contact Name>, Nhấn nút Edit
4. Trong Contact: trang <Contact Name>, thay đổi chủ sở hữu Liên hệ từ trường tra cứu Contact Owner
5. Nhấn Save để cập nhập chủ sở hữu

Để thay đổi chủ sở hữu tài khoản với số lượng lớn

1. Nhấn Contacts
2. Trong Contacts: trang Home, đến mục Contact List và chọn các hộp kiểm tra tương ứng với các Liên hệ. Bạn có thể chọn tất cả Liên hệ
3. Nhấn nút Change Owner
4. Trong Contacts: trang Change Owner, chọn người sử dụng từ danh sách chọn Select New Owner và nhấn nút Update Owner để thay đổi hoàn toàn chủ sở hữu các Liên hệ

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Bạn có thể xem mẫu trang In và In chi tiết Liên hệ sử dụng chức năng trình duyệt Internet (như IE)

Để In chi tiết Liên hệ

1. Nhấn Contacts
2. Trong Contacts: trang Home, đến mục Contact List và chọn Liên hệ đã quy định
3. Trong Contact: trang <Contact Name>, Nhấn nút Print Preview
4. Trong Contact: trang <Contact Name>, Nhấn nút Print Page để In tài liệu

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Bạn có thể trực tiếp truy cập vào một số các báo cáo thông thường gắn liền với các Liên hệ từ mục Contacts Reports. Theo mặc định, các báo cáo dưới đây được trình bày dưới module Các Liên hệ

• Danh sách thư Liên hệ
• Các tài khoản chính
• Các tài khoản theo ngành nghề

Để xem báo cáo Liên hệ

1. Nhấn Contacts
2. Trong Contacts: trang Home, đến mục Contacts Reports
3. Nhấn vào đường dẫn báo cáo đã quy định. Báo cáo được trình bày trong trang Report, mà có thể được tuỳ chỉnh theo các yêu cầu của bạn

Để biết thêm chi tiết về tuỳ chỉnh các báo cáo tham khảo Chương 19: Làm việc với các báo cáo

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết/Xoá)

Ít khi bạn có thể cần gỡ bỏ một số các Liên hệ không cần thiết, mà bị chuyển đi từ các tài khoản hiện tại hoặc không hoạt động kinh doanh với bạn trong một thời gian dài. Điều này sẽ giúp bạn quản lý các Liên hệ một cách tốt hơn. Bạn có thể xoá các Liên hệ riêng lẻ hoặc với số lượng lớn.

Để xóa các Liên hệ riêng lẻ

1. Nhấn Contacts
2. Trong Contacts: trang Home page, Chọn Liên hệ để xóa
3. Trong Contact: trang <Contact Name>, Nhấn Delete.
4. Trong Confirmation, nhấn OK để xoá hoàn toàn Liên hệ

Để xóa các Liên hệ với số lượng lớn

1. Nhấn Contacts
2. Trong Contacts: trang Home, dướI mục Contact List, chọn các Liên hệ để xoá sử dụng hộp kiểm tra Select Contacts (cột đầu tiên)
3. Nhấn nút Delete.
4. Trong Confirmation, Nhấn OK để xóa hoàn toàn các Liên hệ đã chọn

(Đặc quyền truy cập: Quyền Tuỳ chỉnh Zoho CRM)

Việc tuỳ chỉnh của module các Liên hệ bao gồm, đặt lại tên thanh, sửa đổi các giá trị danh sách chọn trong các trường thông thường, thêm các trường tuỳ chỉnh mới, sửa đổi sắp xếp trang các Liên hệ, và hiện/ẩn danh sách các trang xem có liên quan tuỳ theo các quy định quá trình quản lý Liên hệ của bạn

Để biết thêm chi tiết, tham khảo Chương 24:Tuỳ chỉnh Zoho CRM

1. Tôi có thể thêm các Liên hệ cá nhân vào module Các Liên hệ Zoho CRM được không?

Trả lời: Bạn không thể thêm các Liên hệ cá nhân vào hệ thống Zoho CRM được vì chỉ người sử dụng với đặc quyền "Nhà quản trị hệ thống" có thể truy cập tất cả các bản ghi người sử dụng.

2. Tôi bán các sản phẩm/dịch vụ của tôi riêng lẻ. Tôi có thể sử dụng module các Liên hệ Zoho CRM để theo dõi doanh thu của tôi được không?

Trả lời: Không, hiện tại giải pháp Zoho CRM là thích hợp nhất cho mô hình B2B (Business-to-Business). Bạn không thể tạo các cơ hội kinh doanh cùng với các cá nhân. Cách giải quyết khác là để tạo ra một Tài khoản giả và liên kết tất cả các Liên hệ cùng với tài khoản và tạo ra các cơ hội kinh doanh.

3. Làm thế nào để đồng bộ hoá sổ địa chỉ Microsoft Outlook của tôi với molule các Liên hệ trong Zoho CRM?

Trả lời: Bạn có thể đồng bộ hoá sổ địa chỉ Microsoft Outlook của bạn với Zoho CRM sử dụng Phiên bản Zoho CRM Outlook. Để biết thêm chi tiết tham khảo Zoho CRM - Làm việc với Phiên bản Outlook.

4. Tôi có một Liên hệ mà các công việc cho các công ty khác nhau (các tài khoản) nhưng anh ấy có một địa chỉ e-mail/một số điện thoại. Làm thế nào để kết hợp Liên hệ với nhiều tài khoản?

Trả lời: Rất tiếc, hiện tại bạn không thể kết hợp Liên hệ của bạn với nhiều tài khoản. Bạn có thể kết hợp các Liên hệ đơn với một tài khoản. Nhưng bạn có thể thêm nhiều Liên hệ đến tài khoản.

5. Làm thế nào tôi có thể xem bản đồ điạ chỉ Liên hệ của tôi?

Trả lời: Bạn có thể xem bản đồ địa chỉ Liên hệ của bạn bằng cách nhấn vào nút Locate Map trong mục Address Information. Bạn có thể xem tốt nhất thông tin địa chỉ Liên hệ trong United States. Zoho CRM sử dụng google Maps cho các bản đồ tạo ra.

Bản quyền 2005-2007 thuộc về AdventNet, Inc. Mọi quyền được bảo lưu.