Invoice Management

Một giai đoạn bán hàng từ bắt đầu đến giai đoạn cuối cùng bạn có thể bắt đầu làm việc với thủ tục trả tiền. Về mặt này Hoá đơn đóng một vai trò lớn và rất quan trọng cho cả hai mục đích Bán hàng và Thanh toán. Hoá đơn là một hoá đơn đã phát hành bởi đại lý đến những khách hàng cùng với việc chuyên chở các hàng hoá/các dịch vụ. Nó thường bao gồm tham khảo số của Đơn đặt hàng mua, Ngày tháng, Địa chỉ Thanh toán, Địa chỉ Gửi hàng, Các giới hạn bồi thường, Dòng các sản phẩm/các dịch vụ cùng với khối lượng và giá cả và các mục khác. Trong một tổ chức đặc thù, lập hoá đơn hoàn thành quy trình bán hàng và bắt đầu quy trình thanh toán nơi mà tài khoản có thể nhận được quản lý bởi các giới hạn của các tài khoản/Tài Chính

Trong hệ thống Zoho CRM bạn có thể tạo ra các hoá đơn ngay lập tức từ Các Tiềm năng, Các tài khoản, Các chỉ tiêu, hoặc Các đơn đặt hàng bán

Module Các hoá đơn bao gồm các thành phần dưới đây:

• Danh sách trang xem các hoá đơn
• Trang điều hướng
• Tạo nhanh các hoá đơn
• Các báo cáo hoá đơn
• Tìm kiếm theo bảng chữ cái
• Các trang xem tuỳ biến

Bạn có thể thực hiện các hoạt động dưới đây trong module Các hoá đơn:

• Điều hướng các hoá đơn
• Tìm kiếm các hoá đơn (Theo bảng chữ cái hoặc các tuỳ chọn tìm nâng cao)
• Tạo các hoá đơn (Mẫu điền hoặc lặp lại các tuỳ chọn)
• Kết hợp các hoá đơn với các bản ghi khác
• In chi tiết hoá đơn
• Xem các báo cáo
• Xoá các hoá đơn (riêng lẻ hoặc với số lượng lớn)
• Tuỳ chỉnh các hoá đơn

(Đặc quyền truy cập: Quyền đọc)

Bạn có thể điều hướng các hoá đơn sẵn có trong Invoices List

Để điều hướng các hoá đơn

1. Nhấn vào Invoices
2. Trong trang Invoices Home, dưới mục Invoices List, nhấn Start, Previous, Next, hoặc End để truy cập danh sách của các hoá đơn

(Đặc quyền truy cập: Quyền đọc)

Bạn có thể tìm kiếm các hoá đơn theo bảng chữ cái hoặc điền các thông tin đã quy định trong hộp tìm kiếm

Để tìm kiếm các hoá đơn

1. Nhấn Invoices
2. Trong trang Invoices Home, dướI mục Invoice Search, làm một trong các bước sau:
   • Ghi rõ tiêu thức tìm kiếm trong hộp tìm kiếm và nhấn nút Go. Hoặc
   • Chọn một trong các đường dẫn tìm kiếm theo bảng chữ cái
3. Trong trang Invoices List, danh sách của các hoá đơn được trình bày theo mỗi tiêu thức tìm kiếm

(Đặc quyền truy cập: Quyền đọc/viết)

Trong Zoho CRM, bạn có thể tạo các hoá đơn theo dữ liệu nhập vào mẫu chi tiết hoá đơn

Trong Invoice: mẫu Edit, bạn cần ghi rõ hóa đơn-các thông tin có liên quan. Bảng dưới đây cung cấp các mô tả của các trường khác trong mẫu có sẵn

Danh sách Hoá đơn thông thường-Các trường có liên quan

Để tạo các hoá đơn

1. Nhấn New Invoice.
2. Trong Invoice: trang, ghi rõ chi tiết hoá đơn

3. Nhấn Save. Hoá đơn sẽ được tạo ra cùng với ID hoá đơn cố định, có thể được sử dụng tham khảo sau này

(Đặc quyền truy cập: Quyền đọc/viết)

Bạn có thể kết hợp hoá đơn cùng vớI các bản ghi khác như là các hoạt động, các phần đính kèm và các ghi chú

• Các hoạt động: Để thêm các công việc có liên quan cho các hoá đơn
• Các phần đính kèm & Các ghi chú: Để thêm các file và các ghi chú cho các hoá đơn

Để kết hợp các hoá đơn với các bản ghi khác

1. Nhấn Invoices
2. Trong trang Invoices Home, dưới mục Invoice List, chọn hoá đơn đã quy định
3. Trong Invoice: trang <Invoice Name>, làm như dưới đây
   • Sửa chi tiết hoá đơn
   • Tạo các công việc
   • Thêm các file và các ghi chú
4. Bạn có thể đóng trang hoá đơn tất cả các thông tin đã quy định được cập nhật cho hoá đơn

(Đặc quyền truy cập: Quyền đọc)

Bạn có thể xem mẫu trang In và In chi tiết hoá đơn sử dụng chức năng trình duyệt In

Để In chi tiết hoá đơn

1. Nhấn Invoices
2. Trong Invoices: trang Home dướI mục Invoices List, chọn hoá đơn đã quy định
3. Trong Invoice: trang <Invoice Name> nhấn nút Print Preview
4. Trong Invoice: trang <Invoice Name>, nhấn nút Print Page.  Bạn có thể In văn bản sử dụng chứ năng In trình duyệt Web
5. Lưu lại file hoá đơn nội bộ (PDF) và gửi tách biệt cho khách hàng của bạn

(Đặc quyền truy cập: Quyền đọc/viết)

Bạn có thể trực tiếp truy cập vào một số các báo cáo thông thường gắn liền với các hoá đơn từ mục Invoice Reports. Thêm vào đó ngoài các báo cáo, bạn có thể truy cập vào một trong các bảng tổng hợp trong module Invoices

Theo mặc định, các báo cáo dưới đây được trình bày dưới module Invoices

• Các hoá đơn theo các tài khoản
• Các hoá đơn theo hiện trạng

Để xem báo cáo Hoá đơn

1. Nhấn Invoices
2. Trong Invoices: trang Home dướI mục Invoices Reports, nhấn vào đường dẫn báo cáo đã quy định
3. Báo cáo được trình bày trong trang Reports, mà có thể được tuỳ chỉnh theo mỗi quy định của bạn

Để biết thêm chi tiết về tuỳ chỉnh các báo cáo tham khảo Chương 19: Làm việc với các báo cáo

(Đặc quyền truy cập: Đọc/Viết/Xoá phần cho phép)

Đôi khi bạn có thể cần xoá một số các hoá đơn không cần thiết, mà không được theo dõi kỹ. Điều này sẽ giúp bạn quản lý các hoá đơn một cách tốt hơn. Bạn có thể xoá các hoá đơn riêng lẻ hoặc với số lượng lớn.

Để xóa các hoá đơn riêng lẻ

1. Nhấn Invoices
2. Trong Invoices: trang Home page, Chọn hóa đơn để xóa
3. Trong Invoice: trang <Invoice Name>, Nhấn Delete.
4. Trong Confirmation, Nhấn OK để xoá hoàn toàn hoá đơn

Để xóa các hoá đơn với số lượng lớn

1. Nhấn Invoices
2. Trong Invoices: trang Home, dướI mục Invoice List, chọn các hoá đơn để xoá sử dụng hộp kiểm tra Select
3. Nhấn nút Delete.
4. Trong Confirmation, Nhấn OK để xóa hoàn toàn các hoá đơn đã chọn

(Đặc quyền truy cập: Quyền tuỳ biến hoá Zoho CRM)

Việc tuỳ chỉnh của module các hóa đơn bao gồm, đặt lại tên thanh, sửa đổi các giá trị danh sách chọn trong các trường thông thường, thêm các trường tuỳ chỉnh mới, sửa đổi sắp xếp trang các hoá đơn, và hiện/ẩn danh sách các trang xem có liên quan tuỳ theo các quy định quy trình quản lý Thanh toán của bạn

Để biết thêm chi tiết, tham khảo Chương 24:Tuỳ biến hoá Zoho CRM

Bản quyền 2005-2007 thuộc về AdventNet, Inc. Mọi quyền được bảo lưu. Tài liệu được Việt Hoá bởi i3 Network Systems, Việt Nam