Làm việc với Zoho CRM Outlook Edition
Phiên bản Zoho CRM tích hợp với Outlook là một sản phẩm phần mềm làm tăng hiệu quả hoạt động của Hệ Quản trị Quan hệ Khách hàng. Phiên bản Outlook có thể được Cài đặt đối với những Người sử dụng MS Outlook như là một chương trình phụ trợ thêm (plugin), nhằm Đồng bộ hoá các Liên hệ, Email hay Thông điêp giữa Microsoft Outlook và Zoho CRM cùng các thông tin cần thiết khác.
Yêu cầu hệ thống
- Phần cứng: Petium IV 2.0 GHz với 256 MB RAM hoặc cao hơn, cùng tối thiểu 100 MB ổ cứng,
- Hệ điều hành: Windows 2000/XP/2003
- Phần mềm: Microsoft Outlook 2000/2002/2003 và Internet Explorer 6
Yêu cầu trước khi Cài đặt
- Bạn phải có Quyền Quản trị trong hệ thống.
- Người sử dụng Microsoft Outlook được đăng ký chi tiết với máy chủ Zoho CRM, ví dụ: Bạn phải có Định danh Truy cập Đúng để kết nối với máy chủ Zoho CRM.
- Microsoft Outlook phải được tắt trước khi Cài đặt Zoho CRM có Outlook Plug-in.
Cài đặt Zoho CRM Outlook Plug-in
- Đăng nhập vào tài khoản Zoho CRM của bạn.
- Tải về the Zoho CRM Outlook Plug-in từ trang Thiết lập > Thiết lập cá nhân > trang Phiên bản Outlook.
- Chạy file ZohoCRM_Outlook_Plugin.exe.
- Trong phần Chào mừng Bạn đến với màn hình Trợ giúp Thông minh Cài đặt, Chọn nút Tiếp theo.
- Trong hộp thoại Thoả thuận Sử dụng Giấy phép, đọc Thoả thuận Sử dụng Giấy phép và Chọn nút Yes nếu Bạn chấp nhận Thoả thuận Sử dụng Giấy phép.
- Trong hộp thoại Lựa chọn Thư mục Lưu giữ, duyệt đến thư mục (Thư mục ngầm định là C:\AdventNet\ZohoCRM Outlook Edition) mà Bạn muốn Cài đặt Zoho CRM Outlook Plug-in và Chọn nút Tiếp theo. Việc Cài đặt Zoho CRM Outlook Plug-in cần mất một khoảng thời gian.
- Trong hộp thoại Hoàn thành việc Cài đặt, Chọn nút Kết thúc để hoàn thành việc Cài đặt.
- Tắt chương trình Microsoft Outlook nếu bạn đang chạy chương trình này.
- Lựa chọn Start > Settings > Control Panel.
- Trong Control Panel, Chọn biểu tượng Add/Remove Programs.
- Trong hộp thoại Add/Remove Programs, lựa chọn Zoho CRM Outlook Plug-in và Chọn liên kết Remove. Sẽ cần một vài phút để hoàn thành việc Gỡ bỏ Cài đặt Zoho CRM Outlook Plug-in.
Sử dụng Zoho CRM Outlook Plug-in, Bạn có thể thực hiện các hoạt động sau:
- Đồng bộ hoá liên hệ trong Microsoft Outlook với Zoho CRM
- Giải quyết các Xung đột (nếu có) khi đồng bộ hoá các liên hệ với Zoho CRM
- Thêm các E-mail khách hàng liên kết vào Yêu cầu khách hàng cụ thể trong Zoho CRM
- Sửa thông điệp trước khi Thêm vào Zoho CRM
 Chú ý: Hiện tại Zoho CRM Outlook Plug-in chỉ hỗ trợ các phiên bản Microsoft Outlook 2000, 2002, và 2003. |
Trước khi Thêm hay Đồng bộ hoá E-mail và Liên hệ trong Microsoft Outlook với hệ thống Zoho CRM, cần chỉ ra định danh truy cập Zoho CRM chi tiết trong Microsoft Outlook. Bạn có thể sử dụng Phiên bản Outlook để kết nối với dịch vụ cả phiên bản Zoho CRM On-demand hay On-premise.
Đê cấu hình chi tiết đăng nhập vào Zoho CRM
- Khởi động Microsoft Outlook.
- Chọn Menu Đăng nhập của Zoho CRM
- Trong hộp thoại Đăng nhập vào Zoho CRM, chỉ ra định danh truy cập Zoho CRM chi tiết của bạn,
- Định danh truy cập (Zoho CRM ID): Nhập vào Tên Người sử dụng để đăng nhập vào Zoho CRM.
- Mật khẩu: Nhập vào mật khẩu tương ứng.
- Hãy nhớ Tôi: lựa chọn hộp thoại này nếu Bạn muốn lưu Tên và Mật khẩu chi tiết trong máy tính của bạn.
- Chọn liên kết Tuỳ chọn Đăng nhập để Thêm Địa chỉ trên Web (URL) cho Zoho CRM. Bạn có thể lựa chọn hoặc phiên bản On-demand hay Cài đặt giải pháp tuỳ chọn cho Zoho CRM và chỉ ra địa chỉ Web (URL) của dịch vụ.
- Chọn Lưu lại để chấp nhận sự thay đổi.
Đồng bộ hoáation cho phép Bạn nhập vào liên hệ khách hàng cụ thể từ Microsoft Outlook vào Zoho CRM và ngược lại, cập nhật thông tin trong cả hai hệ thống Zoho CRM và Microsoft Outlook. Nó cũng đồng thời giảm tối đa sự trùng lập của các liên hệ và giải quyết các xung đột nếu dữ liệu không được đồng bộ hoá.
Để Đồng bộ hoá các Liên hệ giữa Microsoft Outlook và Zoho CRM
- Lựa chọn phím tắt Liên hệ từ Microsoft Outlook sidebar.
- Lựa chọn liên hệ bắt buộc từ trong phần Inbox.
- Chọn the Zoho CRM -> Đồng bộ hoá liên hệ,
- Cần một vài phút để hoàn thành việc đọc các liên hệ trong Zoho CRM và Microsoft Outlook. Sau khi việc đọc được hoàn thành, Bạn phải hoàn thành một trong các hành động sau:
- Thêm liên hệ
- Giải quyết Xung đột
Thêm liên hệ
Nếu Bạn đồng bộ hoá các liên hệ lần đầu tiên vui lòng làm theo các bước sau:
- Trong hộp thoại Trạng thái đồng bộ hoá, liên hệ được Thêm, cập nhật và xoá được hiển thị. Chọn Xem chi tiết để xem danh mục các liên hệ.
- Trong hộp thoại Thay đổi Đồng bộ hoá, danh mục của liên hệ được hiển thị. Một khi Bạn đảm bảo tất cả các chi tiết liên hệ là đúng, Chọn nút Đóng lại.
- Trong hộp thoại Trạng thái đồng bộ hoá, Chọn Chấp nhận Thay đổi hoặc Đóng lại để hoàn thành hoặc huỷ bỏ việc đồng bộ hoá tương ứng.
Giải quyết Xung đột
Hãy hình dung lần đầu tiên bạn đồng bộ hoá dữ liệu, Bạn cập nhật chi tiết liên hệ trong Zoho CRM hoặc trong Microsoft Outlook, như vậy có sự khác nhau về chi tiết liên hệ hiện diện trong Zoho CRM và Microsoft Outlook. Để làm cho chi tiết liên hệ giống nhau trong Zoho CRM và Microsoft Outlook Bạn cần phải ghi đè dữ liệu trong phần bên kia.
Để Giải quyết Xung đột giữa Microsoft Outlook và Zoho CRM
- Trong hộp thoại Giải pháp Xung đột, sự xung đột về tên liên hệ và trường dữ liệu tương đương được hiển thị trong một bảng. Lựa chọn các giá trị để Đồng bộ hoá (có thể là trong MS Outlook hay từ Zoho CRM). Bạn có thể lựa chọn các lựa chọn sau đây:
- Cập nhật chi tiết Outlook trong Zoho CRM: Để cập nhật sự thay đổi được thực hiện trong Outlook vào Zoho CRM.
- Cập nhật chi tiết Zoho CRM trong Outlook: Để cập nhật sự thay đổi được thực hiện trong Zoho CRM vào Outlook.
- Chọn Lưu lại.
- Một khi các chi tiết liên hệ được cập nhật hãy chọn nút Chấp nhận Thay đổi.
Bạn có thể Thêm Thông điệp Khách hàng-Cụ thể từ Microsoft Outlook vào Zoho CRM như một Yêu cầu (Case). Trước khi Thêm các thông điệp đảm bảo các liên hệ tương ứng với các E-mail đang tồn tại trong Zoho CRM.
Để Thêm thông điệp từ Outlook đến Yêu cầu trong Zoho CRM
- Lựa chọn phím tắt Inbox từ sidebar.
- Lựa chọn thông điệp khách hàng-cụ thể từ Inbox.
- Chọn menu Zoho CRM > Thêm Yêu cầu vào Zoho CRM.
| Chú ý: Nếu như địa chỉ E-mail liên hệ tương ứng không sẵn sàng trong Zoho CRM, một thông điệp lỗi "Không có so khớp liên hệ cho <địa chỉ Email>" được hiển thị. Khi thông điệp lỗi này được thể hiện, đầu tiên thêm liên hệ trong hệ thống Zoho CRM trước khi thêm thông điệp. |
- Trong hộp thoại Thêm lựa chọn thông điệp vào Zoho CRM, thẻ liên hệ được thể hiện khi chi tiết E-mail được lựa chọn hiển thị.
- Trong bảng liên hệ, chọn liên kết Xem để xem chi tiết liên hệ trong Zoho CRM.
| Chú ý: Khi Bạn chọn liên kết Xem, một trình duyệt ngầm định sẽ được bật lên (như IE). Ở đây, nhập vào Zoho CRM tên đăng nhập chi tiết. Lần đầu tiên, nó sẽ không hiển thị chi tiết liên hệ tương ứng. Bạn phai chọn liên kết Xem một lần nữa để xem chi tiết liên hệ được lựa chọn. |
- Đôi khi Bạn không thể yêu cầu lấy lại đầy đủ E-mail trong Zoho CRM. Trong trường hợp đó, Bạn có thể Sửa Thông điệp trước khi Thêm nó vào Zoho CRM. Hãy theo các bước dưới đây để Sửa thông điệp:
- Lựa chọn thông điệp để sửa từ bảng liên hệ.
- Chọn thẻ Sửa thông điệp.
- Sửa nội dung trong khu vực Sửa thông điệp.
- Bạn có thể gắn các file liên quan đến thông điệp. Chọn thẻ File Gắn kèm và xem danh sách các file được gắn kèm. Bạn không thể gắn các file nhiều hơn 1 MB và xoá được bất kỳ file gắn kèm nào.
- Chọn nút Thêm vào Zoho CRM để Thêm thông điệp vào liên hệ được lựa chọn trong Zoho CRM.
- Một khi thông điệp được Thêm vào Zoho CRM, thông điệp "Thêm vào Thành công" được hiển thị. Chọn nút Đóng lại để hoàn thành công việc này.
Bản quyền 2005-2006 thuộc về AdventNet, inc. Mọi quyền được bảo lưu.
Tài liệu được Việt Hoá bởi i3 Network Systems, Việt Nam.
