Sales Order Management

Làm việc với các đơn đặt hàng bán (Sales Orders)

Đơn đặt hàng bán (Sales Order - SO) có thể được tạo ra chỉ một lần trích dẫn được chấp nhận bởi khách hàng tương lai (tiềm năng) và gửi Đơn đặt hàng mua (PO) để đẩy mạnh xử lý. Sau khi nhận PO, một số khách hàng có thể yêu cầu các SO để biết ngày chuyển đến chính xác của các hàng hoá/dịch vụ. Bộ phận kiểm kê/sản xuất xem xét danh sách của các SO để xem cái gì cần được gửi ra ngoài (và khi nào). Sau khi đơn đặt hàng được gửi đi và chuyển đến khách hàng hoá đơn được thiết lập từ danh đơn đặt hàng bán vì mục đích thanh toán. Chính xác đơn đặt hàng bán là một văn bản xác nhận gửi đến các khách hàng trước khi chuyển các hàng hoá/dịch vụ. Nói chung SO gồm có số SO, ngày tháng, dòng các khoản sản phẩm bao gồm số lượng và giá cả dựa trên PO, Địa chỉ thanh toán, Địa chỉ gửi hàng, Các điều khoản & Các điều kiện thanh toán và các mục khác liên quan

Trang chủ Đơn đặt hàng bán bao gồm,

• Danh sách các SO
• Các báo cáo SO
• Các công cụ, như là chuyển đổi nhiều và xoá các hoá đơn
• Tạo nhanh các ô
• Tìm kiếm
• Tìm kiếm theo bảng chữ cái
• Các trang xem tuỳ biến
• Trang điều hướng

Bạn có thể thực hiện các hoạt động dưới đây trong module Sales Orders

• Điều hướng các đơn đặt hàng bán
• Tìm kiếm các đơn đặt hàng bán (Theo bảng chữ cái hoặc các tuỳ chọn tìm kiếm nâng cao)
• Tạo các đơn đặt hàng bán mới (Mẫu điền hoặc lặp lại các tuỳ chọn)
• Kết hợp các đơn đặt hàng bán với các bản ghi khác
• In chi tiết các đơn đặt hàng bán
• Xem các báo cáo
• Xoá các đơn đặt hàng bán (riêng lẻ hoặc hàng loạt)
• Tuỳ chỉnh các đơn đặt hàng bán

Điều hướng các đơn đặt hàng bán

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Bạn có thể điều hướng các đơn đặt hàng bán sẵn có trong Sales Orders List.

Để điều hướng các đơn đặt hàng bán

1. Nhấn vào Sales Orders  
2. Trong trang Sales Orders Home, dưới mục Sales Orders List, nhấn Start, Previous, Next, hoặc End để truy cập danh sách của các đơn đặt hàng bán

Tìm kiếm các đơn đặt hàng bán

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc)

Bạn có thể tìm kiếm các đơn đặt hàng bán theo bảng chữ cái hoặc điền các thông tin đã quy định trong hộp tìm kiếm

Để tìm kiếm các đơn đặt hàng bán

1. Nhấn Sales Orders
2. Trong mục Sales Order Search, làm một trong các bước sau:
   • Ghi rõ tiêu thức tìm kiếm trong hộp tìm kiếm và nhấn nút Go. Hoặc
   • Chọn một trong các đường dẫn tìm kiếm theo bảng chữ cái
3. Trong trang Sales Orders List, danh sách của các đơn đặt hàng bán được trình bày theo mỗi tiêu thức tìm kiếm

Tạo các đơn đặt hàng bán

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Trong hệ thống Zoho CRM, bạn có thể cất giữ chi tiết đơn đặt hàng bán bằng cách nhập dữ liệu vào mẫu chi tiết đơn đặt hàng bán

Ghi chú: Một số các trường thông thường được ghi vào danh sách có thể không hiện rõ/có thể sửa chữa tuỳ thuộc vào quá trình kinh doanh tổ chức của bạn và trường-các thiết lập cấp độ bảo mật. Trong trường hợp tổ chức của bạn đã thêm/đã sửa đổi các trường hãy liên lạc với nhà quản trị hệ thống của bạn để biết thêm chi tiết về cách sử dụng của các trường khác

Trong Sales Order: mẫu Edit, bạn cần ghi rõ đơn đặt hàng bán-các thông tin có liên quan. Bảng dưới đây cung cấp các mô tả của các trường khác trong mẫu

Danh sách Đơn đặt hàng bán thông thường-Các trường có liên quan

Tên trường	Phần mô tả	Kiểu dữ liệu
Chủ đề*	Ghi rõ tên của đơn đặt hàng bán. Trường này là bắt buộc	Hộp ký tự, chữ số (50)
Tên Tiềm năng	Chọn Tiềm năng mà các đơn đặt hàng bán phải được lập ra	Chọn tuỳ chọn
Khách hàng số	Ghi rõ số xác minh khách hàng (nếu có)	Hộp ký tự, chữ số (50)
Đơn đặt hàng bán	Chọn đơn đặt hàng bán tham khảo	Chọn tuỳ chọn
Tên chỉ tiêu	Chọn chỉ tiêu tham khảo	Chọn tuỳ chọn
Tên liên lạc	Chọn tên liên lạc mà đơn đặt hàng bán phải được lập ra	Chọn tuỳ chọn
Ngày đến hạn	Chọn ngày tháng	Ngày tháng
Hãng vận tải	Chọn tên hãng vận tải mà chuyển các hàng hoá sản phẩm từ kho hàng của bạn đến khách hàng	Danh sách lọc
Trong khoảng thời gian		Hộp ký tự, chữ số (50)
Hiện trạng	Ghi rõ hiện trạng của đơn đặt hàng bán	Hộp kiểm tra
Hoa hồng bán hàng	Ghi rõ tiền hoa hồng cho người bán hàng vào lúc kết thúc thoả thuận	Kiểu số (trôi)
Trách nhiệm nộp thuế	Ghi rõ trách nhiệm nộp thuế cho hàng gửi	Hộp ký tự, Kiểu số
Tên tài khoản*	Ghi rõ tên tài khoản mà đơn đặt hàng bán phải được tạo ra	Chọn tuỳ chọn
Chỉ định	Chọn tên người sử dụng Zoho CRM mà trách nhiệm quản lý đơn đặt hàng bán được chỉ định	Chọn tuỳ chọn
Địa chỉ thanh toán *	Ghi rõ địa chỉ thanh toán của tài khoản hoặc liên lạc mà đơn đặt hàng bán phải được gửi đến. Nếu bạn chọn tài khoản hoặc liên lạc địa chỉ thanh toán tự động được lấp đầy	Hộp ký tự, chữ số (256)
Địa chỉ gửi hàng *	Ghi rõ địa chỉ gửi hàng của tài khoản hoặc liên lạc mà hàng gửi phải được chuyển đến. Nếu bạn chọn tài khoản hoặc liên lạc địa chỉ gửi hàng tự động được lấp đầy	Hộp ký tự, chữ số (256)
Chi tiết sản phẩm	Ghi rõ dòng các khoản của  đơn đặt hàng bán
Sản phẩm *	Chọn tên sản phẩm	Chọn tuỳ chọn
Số lượng trong kho	Trình bày số lượng lưu trong kho	Kiểu số (Số nguyên)
Số lượng*	Ghi rõ khối lượng mà đơn đặt hàng bán phải được lập ra	Kiểu số (Số nguyên)
Đơn giá	Trình bày đơn giá của sản phẩm	Tiền tệ
Danh sách giá*	Chọn danh sách giá sản phẩm từ Price Book hoặc ghi rõ giá sản phẩm	Tra cứu - Kiểu số (Số nguyên)
Thuế	Ghi rõ thành phần thuế của các sản phẩm	Tiền tệ
Các điều chỉnh	Ghi rõ nếu có bất kỳ điều chỉnh nào, như là các chiết khấu hoặc tiền phải trả thêm,…	Tiền tệ
Tổng số	Ghi rõ tổng số của các dòng sản phẩm đã chọn	Tiền tệ
Các điều khoản & Các điều kiện	Ghi rõ các điều khoản và các điều kiện được chỉ định cùng với đơn đặt hàng bán	Giới hạn văn bản (văn bản dài)
Mô tả	Ghi rõ bất kỳ chi tiết nào khác về đơn đặt hàng bán	Giới hạn văn bản (văn bản dài)

Để tạo các đơn đặt hàng bán

1. Nhấn New Sales Order
2. Trong Sales Order: trang, ghi rõ chi tiết đơn đặt hàng bán

Chú ý: Chủ đề, Tên tài khoản, Địa chỉ thanh toán, Địa chỉ gửi hàng, và Chi tiết sản phẩm là các trường bắt buộc. Tham khảo mục Danh sách Đơn đặt hàng bán thông thường-Các trường có liên quan để biết thêm chi tiết

3. Nhấn Save

Kết hợp các đơn đặt hàng bán với các bản ghi khác

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Bạn có thể kết hợp đơn đặt hàng bán cùng vớI các bản ghi khác như là các hoạt động, các phần đính kèm và các ghi chú

• Các hoá đơn: Để tạo ra các hoá đơn từ đơn đặt hàng bán
• Các hoạt động mở: Để thêm các công việc có liên quan cho các đơn đặt hàng bán
• Các hoạt động đóng: Để trình bày các hoạt động đẫ kết thúc
• Các phần đính kèm: Để thêm các file và ghi chú cho các đơn đặt hàng bán

Để kết hợp các đơn đặt hàng bán với các bản ghi khác

1. Nhấn Sales Orders
2. Trong trang Sales Orders Home, dưới mục Sales Order List, chọn đơn đặt hàng bán đã quy định
3. Trong Sales Order: trang <Sales Order Name>, làm các việc dưới đây
   • Sửa chi tiết đơn đặt hàng bán
   • Tạo các công việc
   • Đính kèm các file
4. Bạn có thể đóng trang đơn đặt hàng bán tất cả các thông tin đã quy định được cập nhật cho đơn đặt hàng bán

In chi tiết đơn đặt hàng bán

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc)

Bạn có thể xem mẫu trang In và In chi tiết đơn đặt hàng bán sử dụng chức năng trình duyệt In

Để In chi tiết đơn đặt hàng bán

1. Nhấn Sales Orders
2. Trong Sales Orders: trang Home dướI mục Sales Orders List, chọn đơn đặt hàng bán đã quy định
3. Trong Sales Orders: trang <Sales Order Name> nhấn nút Print Preview
4. Trong Sales Orders: trang <Sales Order Name>, nhấn nút Print Page để in văn bản

Xem các báo cáo

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Bạn có thể trực tiếp truy cập vào một số các báo cáo thông thường gắn liền với các đơn đặt hàng bán từ mục Sales Orders Reports. Theo mặc định, các báo cáo dưới đây được trình bày dưới module Sales Orders

• Các đơn đặt hàng bán theo các tài khoản
• Các đơn đặt hàng bán theo hiện trạng

Để xem báo cáo Đơn đặt hàng bán

1. Nhấn Sales Orders  
2. Trong Sales Orders: trang Home dướI mục Sales Orders Reports, nhấn vào đường dẫn báo cáo đã quy định
3. Báo cáo được trình bày trong trang Reports, mà có thể được tuỳ chỉnh theo mỗi quy định của bạn

Để biết thêm chi tiết về tuỳ chỉnh các báo cáo tham khảo Chương 19: Làm việc với các báo cáo

Xoá các đơn đặt hàng bán

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết/Xoá)

Đôi khi bạn có thể cần xoá một số các đơn đặt hàng bán không cần thiết, mà không được theo dõi kỹ. Điều này sẽ giúp bạn quản lý các đơn đặt hàng bán một cách tốt hơn. Bạn có thể xoá các đơn đặt hàng bán riêng lẻ hoặc hàng loạt

Chú ý: Các đơn đặt hàng bán đã xoá được lưu trữ trong Recycle Bin. Nếu đã quy định bạn có thể phục hồi lại các đơn đặt hàng bán đã xoá. Nhưng nếu bạn xoá các đơn đặt hàng bán trong Recycle Bin, bạn không thể phục hồi lại được

Để xóa các đơn đặt hàng bán riêng lẻ

1. Nhấn Sales Orders  
2. Trong Sales Orders: trang Home page, Chọn đơn đặt hàng bán để xóa
3. Trong Sales Orders: trang <Sales Order Name>, Nhấn Delete.
4. Trong Confirmation, Nhấn OK để xoá hoàn toàn đơn đặt hàng bán

Để xoá hàng loạt các đơn đặt hàng bán

1. Nhấn Sales Orders
2. Trong Sales Orders: trang Home, dưới mục Sales Orders List, chọn các đơn đặt hàng bán để xoá sử dụng hộp kiểm tra Select
3. Nhấn nút Delete.
4. Trong Confirmation, Nhấn OK để xóa hoàn toàn các đơn đặt hàng bán đã chọn

Tuỳ chỉnh các đơn đặt hàng bán

(Đặc quyền truy cập: Quyền Tuỳ biến hoá Zoho CRM)

Việc tuỳ chỉnh của modul SO bao gồm, đặt lại tên thanh, sửa đổi các giá trị danh sách chọn trong các trường thông thường, thêm các trường tuỳ chỉnh mới, sửa đổi sắp xếp trang SO, và hiện/ẩn danh sách các trang xem có liên quan tuỳ theo các quy định quy trình quản lý Bán hàng của bạn

Để biết thêm chi tiết, tham khảo Chương 24: Tuỳ chỉnh Zoho CRM

Bản quyền 2005-2007 thuộc về AdventNet, Inc. Mọi quyền được bảo lưu. Tài liệu được Việt Hoá bởi i3 Network Systems, Việt Nam.