System Administration

Như một phần của quản trị hệ thống Zoho CRM, những người sử dụng cùng với đặc quyền “Nhà quản trị” có thể thực hiện theo các hoạt động dưới đây:

• Quản lý những người sử dụng
• Quản lý các vai trò
• Thiết lập chi tiết công ty
• Chuyển dữ liệu từ các ứng dụng CRM khác
• Xem lược sử nhập
• Xuất dữ liệu đến các bảng tính
• Tuỳ biến Zoho CRM (Tham khảo Chương 24: Tuỳ biến Zoho CRM)
• Thiết lập luồng công việc(Tham khảo Chương 25: Quản lý luồng công việc)
• Quản lý các mẫu Email (Tham khảo Chương 26: Làm viêc với các mẫu Email)
• Quản lý các thuê bao (Tham khảo Chương 27: Quản lý các thuê bao/Các giấy phép)

1. Quản lý những người sử dụng

Bạn có thể thực hiện các hoạt động dưới đây trong module Users:

• Tạo ra những người sử dụng
• Tạo ra  những người sử dụng thành thạo
• Thiết lập lại mật khẩu của những người sử dụng
• Những người sử dụng hoạt động/không hoạt động

Tạo những người sử dụng

Trong User: Mẫu <User Name>, bạn cần ghi rõ thông tin người sử dụng có liên quan. Bảng dưới đây cung cấp các mô tả của các trường chuẩn khác nhau trong mẫu

Danh sách của người sử dụng-Các trường có liên quan

Để tạo những người sử dụng

1. Nhấn vào đường dẫn Setup
2. Trong trang Setup dưới mục Admin Settings, Nhấn vào đường dẫn Users
3. Trong trang Users, nhấn vào nút Create New User
4. Trong trang Create User, ghi rõ chi tiết riêng của người sử dụng. Họ, ID người sử dụng, Tình trạng, Vai trò, và Email Các trường này là bắt buộc. Tham khảo bảng Danh sách của ngườ sử dụng-Các trường có liên quan để biết thêm chi tiết
5. Nhấn vào nút Create New User. Chi tiết đăng nhập người sử dụng được gửi đến tương ứng với địa chỉ e-mail của người sử dụng

Để sửa đổi chi tiết người sử dụng

1. Nhấn vào đường dẫn Setup
2. Trong trang Setup dưới mục Admin Settings, nhấn vào đường dẫn Users
3. Trong trang Users, Nhấn vào đường dẫn Edit
4. Trong trang Edit User, sửa đổi chi tiết riêng của người sử dụng.Tham khảo bảng Danh sách của người sử dụng-Các trường có liên quan để biết thêm chi tiết
5. Nhấn Save.

Tạo những người sử dụng thành thạo

Những người sử dụng thành thạo có thể truy cập tất cả các tính năng sẵn có trong hệ thống Zoho CRM bao gồm các chức năng dưới module Setup. Theo mặc định, người sử dụng cùng với vai trò “Nhà quản trị hệ thống” là một trong những người sử dụng thành thạo. Nếu yêu cầu, bạn cũng có thể chuyển đặc quyền người sử dụng thành thạo đến một số người sử dụng khác.

Để tạo những người sử dụng thành thạo

1. Đăng nhập vào Zoho CRM với đặc quyền "Nhà quản trị"
2. Nhấn vào đường dẫn Setup có mặt ở góc trên bên phải
3. Trong trang Setup, dưới mục Admin Settings, nhấn vào đường dẫn Users
4. Trong trang Users, nhấn vào đường dẫn Edit
5. Trong trang Edit User, chọn vai trò Administrator từ danh sách Role bên dưới và nhấn Save. Bây giờ người sử dụng thông thường sẽ trở thành một trong những nhà quản trị hệ thống

Những người sử dụng đang hoạt động/không hoạt động

Đôi khi, trong tổ chức của bạn, những vai trò của người sử dụng có thể thay đổi hoặc họ có thể chuyển đến một số đơ vị kinh doanh khác. Trong trường hợp đó, bạn phải làm không hoạt động những người sử dụng đó sau khi thay đổi quyền sở hữu các bản ghi đến những người sử dụng khác

Để làm không hoạt động những người sử dụng

1. Đăng nhập vào Zoho CRM với đặc quyền là Nhà quản trị hệ thống
2. Nhấn vào đường dẫn Setup có mặt trong góc trên bên phải
3. Trong trang Setup, dưới mục Admin Settings, nhấn vào đường dẫn Users
4. Trong Users: trang, nhấn vào đường dẫn Edit cho những người sử dụng bị làm không hoạt động
5. Trong User: <User Name> trang, xóa hộp kiểm tra Active
6. Nhấn nút Save. Bây giờ người sử dụng sẽ bị làm không hoạt động

Thiết lập lại mật khẩu

Khi người sử dụng không thể lấy lại được mật khẩu của họ vì một vài lý do nào đó (quên mật khẩu hoặc không thể cung cấp đúng câu trả lời bảo vệ mật khẩu) có thể yêu cầu Nhà quản trị hệ thống Zoho CRM để thiết lập lại mật khẩu. Sau khi thiết lập lại mật khẩu, e-mail sẽ được gửi đến địa chỉ e-mail đã đăng ký của người sử dụng

Để thiết lập lại mật khẩu 

1. Nhấn vào đường dẫn Setup
2. Trong trang Setup dưới mục Admin Settings, nhấn vào đường dẫn Users
3. Trong trang Users, chọn hộp kiểm tra người sử dụng. Bạn cũng có thể chọn nhiều người sử dụng
4. Nhấn vào nút Reset Password. Mật khẩu mới sẽ được thông báo cho người nhận

2. Quản lý các vai trò

Trong hệ thống Zoho CRM, chức năng vai trò cung cấp đặc quyền truy cập đến các module khác, các trường, và đặc biệt là các chức năng đặc trưng, như là nhập, xuất, hợp nhất các bản ghi, chuyển đổi chỉ dẫn, và các chức năng khác. Những người sử dụng đã kết hợp đến vai trò đặc trưng có thể truy cập các chức năng mà được ấn định cho chúng

Bạn có thể thực hiện các hoạt động dưới đây trong module Các vai trò

• Tạo các vai trò
• Kiểm soát module-cấp độ truy cập
• Kiểm soát trường-cấp độ truy cập
• Kết hợp các vai trò đến những người sử dụng

Tạo các vai trò

Theo mặc định, các vai trò Nhà quản trị hệ thống và người sử dụng thông thường được cung cấp cho sự thuận tiện của những ngưòi sử dụng. Trong khi tạo một vai trò, đầu tiên bạn phải kết hợp vai trò hiện tại với vai trò mới và sau đó bạn có thể thay đổi các modun và kiểm soát trường-cấp độ truy cập. Những người sử dụng với đặc quyền Nhà quản trị hệ thống có thể tạo các vai trò

Để tạo các vai trò mới

1. Nhấn vào đường dẫn Setup
2. Trong trang Setup dưới mục Admin Settings, vào vào đường dẫn Roles
3. Trong Roles: trang, dưới mục Roles List nhấn nút New Role

4. Trong trang Create New Role, nhập tên vai trò và chọn vai trò hiện tại từ các trường theo thứ tự định sẵn Role Name và Existing Role
5. Nhấn Save. Vai trò mới đã kết hợp đầu tiên với vai trò hiện tại. Sau đó bạn có thể sửa đổi các module và trường-cấp độ truy cập kiểm soát danh sách cho vai trò mới

Kiểm soát Module-Cấp độ truy cập

Sau khi tạo ra vai trò mới, bạn phải kiểm soát việc truy cập đến các module (Các chỉ dẫn, Các tài khoản, Các Liên lạc, Các khả năng, Các trường hợp, Các giải pháp, Các sản phẩm, Các báo giá, Các công việc, Các sự kiện, Các dự báo, Các đại lý, Các đơn đặt mua hàng, Các đơn đặt bán hàng, và  Các hoá đơn), xuất/nhập, các công cụ, báo cáo truy cập, nhà quản trị hệ thống, và các cho phép tổng quát đến các vai trò. Người sử dụng cùng với đặc quyền là Nhà quản trị hệ thống có thể quản lý module-cấp độ truy cập kiểm soát các danh sách

Danh sách hệ thống-cấp độ truy cập các chức năng kiểm soát

Để kiểm soát module-cấp độ truy cập

1. Nhấn vào đường dẫn Setup
2. Trong trang Setup, dưới mục Admin Settings, nhấn vào đường dẫn Roles
3. Trong trang Roles, dưới mục Roles List, nhấn Edit để sửa đổi danh sách các module hoặc role name để xem module-cấp độ truy cập danh sách kiểm soát

4. Trong Role Details: trang <Role Name>, phần cho phép module-cấp độ truy cập được hiển thị.
5. Nhấn nút Edit để sửa đổi module-cấp độ truy cập cho vai trò
6. Trong trang Role Information, ghi rõ các phần cho phép truy cập theo dưới đây
   • Cấp độ dữ liệu cho phép
   • Cấp độ Module cho phép
   • Nhập Các cho phép
   • Xuất Các cho phép
   • Công cụ cho phép
   • Báo cáo Các cho phép
   • Quản trị Các cho phép
   • Tổng quát cho phép

7.      Tham khảo Bảng Danh mục Danh mục của Hệ thống  điều khiển chức năng - cấp độ truy cập

8. Nhấn Save để áp dụng các thay đổi cho vai trò

Quản lý trường-Cấp độ truy cập

Bạn cũng có thể kiểm soát việc truy cập đến các trường nào đó cho các vai trò. Điều này sẽ không chắc chắn bảo mật và người sử dụng có thể thấy các trường mà nó có liên quan đến công việc của họ. Ví dụ, các trường "Giai đoạn bán hàng" và "Số lượng" trong Các khả năng không thể bị quy định cho người đang xem xét hỗ trợ khách hàng. Tương tự, "Hiện trạng" của các trường hợp có thể bị ẩn cho những người sử dụng khác ngoài những người hỗ trợ khách hàng. Người sử dụng với đặc quyền Nhà quản trị hệ thống có thể quản lý các danh sách kiểm soát trường-cấp độ truy cập

Để quản lý danh sách kiểm soát trường-cấp độ truy cập

1. Nhấn vào Setup
2. Trong trang Setup chuyển đến mục User Management và nhấn Field Level Access Control. Dưới mục Field Level Access Control, module-các đường dẫn cụ thể được hiển thị (Các chỉ dẫn, Các tài khoản, Các liên lạc, Các khả năng, Bàn trợ giúp, Sản phẩm, Email, Các công việc, Các sự kiện, và các mục khác)
3. Nhấn vào một trong module các đường dẫn (ví dụ, nhấn Leads để sửa đổi kiểm soát trường-cấp độ truy cập cho module Leads).
4. Trong <Module>: trang Role, nhấn <role name> (ví dụ, "Sales Role").
5. Trong <Module>: trang Field Level Access, danh sách của trường-cấp độ truy cập được hiển thị. Nhấn nút Edit
6. Trong <Module>: trang Field Level Access, chọn hoặc xoá các hộp kiểm tra cho các trường tuỳ theo các yêu cầu kiểm soát trường-cấp độ truy cập của tổ chức của bạn
7. Nhấn Save để cập nhật các thay đổi được tạo ra cho module cụ thể. Thủ tục như nhau bên dưới cho các module khác

Kết hợp người sử dụng với các vai trò

Bạn có thể kết hợp vai trò cùng với những người sử dụng vì thế họ có thể truy cập đến các module và các trường mà chúng được gán cho họ. Những người sử dụng với đặc quyền Nhà quản trị hệ thống có thể kết hợp vai trò với người sử dụng

Để kết hợp người sử dụng với một vai trò

1. Nhấn Setup
2. Trong trang Setup, dưới mục Admin Settings, nhấn Users
3. Trong trang Users, nhấn Edit link để cụ thể <User Name>.
4. Trong User: trang <User Name>, chọn vai trò từ danh sách chọn Role
5. Nhấn Save.

Xoá các vai trò

Bạn có thể xoá một số vai trò từ module Vai trò mà không được quy định. Sau khi xoá vai trò, những người sử dụng đã kết hợp đến đã kết hợp cho vai trò đã xoá sẽ liên kết đến vai trò " Người sử dụng thông thường". Bạn có thể xoá tất cả cá vai trò ngoại trừ các vai trò " Nhà quản trị hệ thống" và "Người sử dụng thông thường"

Để xoá các vai trò

1. Nhấn Setup
2. Trong trang Setup, dưới mục Admin Settings, nhấn Roles
3. Trong trang Roles, nhấn Del cụ thể <Role Name>. Vai trò được xoá hoàn toàn

Quản lý thông tin công ty

Ngay lập tức sau khi đăng nhập vào hệ thống Zoho CRM, người sử dụng Nhà quản trị được tạo ra. Cùng với đăng nhập người sử dụng Nhà quản trị, bạn có thể chuyển đổi ấn bản ngườI sử dụng đơn lẻ thành ấn bản liên hợp người sử dụng bằng cách bổ sung thêm những người sử dụng. Người sửdụng thứ hai được bổ sung trong hệ thống của bạn, đường dẫn Công ty Information được cho phép  nơi mà bạn có thể ghi rõ thông tin công ty của bạn. Thông tin công ty là vị trí đã tập trung nơi mà bạn có thể ghi rõ các thông tin liên quan đến tổ chức của bạn, như là tên công ty, số nhân viên, địa chỉ, ngày tháng, tiền tệ, khoảng thời gian, và các chi tiết khác. Thêm nữa, thông tin công ty được sử dụng để trình bày chi tiết địa chỉ trong trang In Các trích dẫn, Các đặt hàng, Các hoá đơn

Trong mẫu Công ty Information, bạn cần ghi rõ các thông tin liên quan đến công ty của bạn. Bảng dưới đây cung cấp các mô tả về các trường khác nhau trong mẫu

Danh sách Các trường có liên quan đến công ty