Working with Lead

Làm việc với các Chào hàng (Leads)

Trong Kinh doanh việc Quản lý Chào hàng là một trong các hoạt động quan trọng trong việc mở rộng quy trình bán hàng & marketing của tổ chức. Các Chào hàng là các chi  tiết thô về các cá nhân hoặc các đại diện của của các tổ chức đã thu thập từ các buổi hội thảo hay giới thiệu mới, các thông báo, yêu cầu hỏi mua hàng từ các nguồn khác nhau và các chiến dịch marketing khác. Chúng được sử dụng để thông báo các ngoại lệ riêng hoặc các tổ chức đến các giai đoạn tiếp theo của quy trình bán hàng của bạn, vì thế bạn có thể bán các sản phẩm/dịch vụ của bạn trong tương lai. Đôi khi các Chào hàng có thể không liên quan đến mua các sản phẩm/dịch vụ cụ thể, nhưng có thể có ích khi bán các sản phẩm khác trong tương lai.

Thuật ngữ có liên quan đến quản lý Chào hàng có thể khác với các ngành kinh doanh khác nhau, nhưng quy trình cơ bản là tương tự giống nhau. Bạn có thể sử dụng module Chào hàng nếu bạn có quy trình quản lý Chào hàng rành mạch trong tổ chức của bạn. Trong hệ thống Zoho CRM, Chào hàng là một sự kết hợp đúng lúc giữa công ty, con người và kinh doanh (khả năng). Bạn phải ghi rõ tên công ty và con tên người trong khi tạo ra Chào hàng mà là phù hợp nhất với mô hình Business to Business (B2B)

Kiểu quy trình quản lý Chào hàng

1. Tuỳ biến Chào hàng có liên quan đến các trường trong trang Chào hàng theo quy trình bán hàng & Marketing  trong tổ chức của bạn (Bạn có thể sử dụng các trường hiện tại, vô hiệu hoá một số trường thông thường, hoặc thêm các trường tuỳ biến mới)
2. Thiết lập quy trình tạo ra Chào hàng bằng cách điền vào mẫu Chào hàng, nhập dữ liệu Chào hàng từ các nguồn khác nhau, hoặc các Chào hàng lấy được ngay lập tức từ Website của bạn sử dụng mẫu Web-to-Lead
3. Chỉ định các Chào hàng đến chính xác những người bán hàng/đối tác bán hàng sử dụng các quy tắc Chỉ định Chào hàng
4. Chỉ rõ các Chào hàng như là các khả năng tiếp theo cho đến khi Chào hàng đã đạt tới một giai đoạn chắc chắn. Sau này chuyển đổi Chào hàng thành khả năng. Trong khi chuyển đổi các Chào hàng thành các khả năng, các tài khoản và các liên lạc được tạo ra tự động
5. Sau khi chuyển đổi các Chào hàng thành các khả năng tiếp theo trong module Potentials cho đến  khi thoả thuận đạt được hoặc mất. Tất cả các Chào hàng đã chuyển đổ hiện trạng được thay đổi thành “Đã chuyển đổi”, mà có thể được sử dụng để tham khảo sau này

Chú ý: Các trường thông thường trong module Chào hàng thích hợp với hầu hết các ngành kinh doanh. Nếu tổ chức của bạn yêu cầu thêm các trường, Nhà quản trị hệ thống của bạn có thể tuỳ biến hoá các mẫu Chào hàng theo quy trình kinh doanh của Tổ chức Để tạo ra các Chào hàng bạn phải thêm Tên công ty và Tên của Chào hàng. Trong hệ thống Zoho CRM, thông tin Chào hàng là sự kết hợp của công ty cũng như thông tin liên lạc của con người

Trang chủ Chào hàng bao gồm:

• Danh sách trang xem các Chào hàng
• Trang điều hướng
• Tạo nhanh các Chào hàng
• Các báo cáo Chào hàng
• Bảng tổng hợp
• Các công cụ Chào hàng, như là Nhập, Xuất, Xoá nhiều và Chuyển giao nhiều
• Tìm kiếm theo bảng chữ cái
• Các trang xem tuỳ biến

Bạn có thể thực hiện các hoạt động dưới đây trong module Chào hàng:

• Điều hướng các Chào hàng
• Tìm kiếm các Chào hàng (Theo bảng chữ cái hoặc các tuỳ chọn tìm kiếm nâng cao)
• Quản lý các trang xem tùy biến
• Tạo các Chào hàng (điền theo mẫu, tạo nhanh, hoặc lặp lại các tuỳ chọn)
• Nhập các Chào hàng (từ các nguồn bên ngoài)
• Liên kết các Chào hàng với các bản ghi khác
• Gửi nhiều e-mail đến các Chào hàng
• Hợp nhất bản sao các Chào hàng
• Xuất các Chào hàng (đến các chương trình tính toán)
• Biến đổi Chào hàng thành các bản ghi bán hàng khác (tài khoản, liên lạc và khả năng)
• Vạch ra các trường chuyển đổi Chào hàng
• Thay đổi hiện trạng Chào hàng (riêng lẻ hoặc hàng loạt)
• Thay đổi chủ sở hữu Chào hàng (riêng lẻ hoặc hàng loạt)
• Xem các báo cáo & các bảng tổng hợp
• In chi tiết Chào hàng
• Xoá các Chào hàng (riêng lẻ hoặc hàng loạt)
• Tuỳ biến các Chào hàng
• Thiết lập Các quy tắc chỉ định Chào hàng
• Nắm giữ các Chào hàng từ Website
• Chấp thuận Web-to-Lead

Điều hướng các Chào hàng

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc)

Bạn có thể điều hướng các Chào hàng theo hiện trạng của các Chào hàng

Để điều hướng các Chào hàng

1. Nhấn vào Chào hàng
2. Trong trang Trang chủ Chào hàng, dưới mục Danh sách Chào hàng, chọn một trong các trang xem từ danh sách thả xuống khi nhấn vào Select View để trình bày danh sách của các Chào hàng theo hiện trạng của các Chào hàng (Ví dụ, Contacted, Hot, Won và các mục khác)
3. Trong mục Danh sách Chào hàng, nhấn Start, Previous, Next, hoặc End để truy cập danh sách tương ứng của các Chào hàng

Tìm kiếm các Chào hàng

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc)

Bạn có thể tìm kiếm các Chào hàng theo bảng chữ cái hoặc điền các thông tin đã quy định trong hộp tìm kiếm

Để tìm kiếm các Chào hàng

1. Nhấn Chào hàng
2. Trong trang Trang chủ Chào hàng, dướI mục Chào hàng Search, làm một trong các bước sau:
   • Ghi rõ tiêu thức tìm kiếm trong hộp tìm kiếm và nhấn nút Go. Hoặc
   • Chọn một trong các đường dẫn tìm kiếm theo bảng chữ cái
3. Trong trang Danh sách Chào hàng, danh sách của các Chào hàng được trình bày theo mỗi tiêu thức tìm kiếm

Tạo các trang xem tuỳ biến

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Trong Danh sách Chào hàng bạn có thể tạo/sửa đổi/xoá các trang xem tuỳ biến, sắp xếp các cột trong danh sách các trang xem (thứ tự tăng/giảm) tìm kiếm các bản ghi sẵn có trong danh sách hiện tại. Thêm nữa, bạn có thể sửa đổi một số cột trong danh sách các trang xem thông thường. Theo mặc định, danh sách các trang xem thông thường dưới đây sẵn có trong module Chào hàng

• Các trang xem thông thường
  • Tất cả những Chào hàng mở
  • Các Chào hàng của tôi
  • Các Chào hàng hôm nay
  • Các Chào hàng đã chuyển đổi
• Các trang xem gần đây
  • Các Chào hàng đã tạo gần đây
  • Các Chào hàng đã sửa đổi gần đây
  • Các Chào hàng đã xem gần đây

Chú ý: Người sử dụng đã tạo ra danh sách các trang xem được trình bày dưới User Created Views trong danh sách thả xuống khi nhấn vào View

Tham khảo Chương <>: Quản lý danh sách các trang xem để biết thêm về cách tạo danh sách các trang xem

Để tạo các trang xem tuỳ biến

1. Nhấn Chào hàng
2. Trong trang Trang chủ Chào hàng, dưới mục Danh sách Chào hàng, nhấn vào Create View

Chú ý: DướI mục Danh sách Chào hàng một số các trang xem danh sách thông thường được trình bày. Bạn chỉ có thể sắp xếp lại thứ tự các cột và các cột

3. Trong trang Create New View, làm như dưới đây:

• Trong mục View Information, ghi rõ tên của trang xem Tuỳ biến trong trường View Name (bắt buộc). Tên trang xem Tuỳ biến xuất hiện trong View. Bạn cũng có thể thiết lập trang xem Tuỳ biến như là một danh sách trang xem mặc định bằng cách chọn hộp kiểm tra Set as Default View
• Trong mục Specify Criteria, ghi rõ tiêu thức lọc. Để biết thêm chi tiết tham khảo mục Specifying List View Criteria
• Trong mục Choose Columns, chọn các cột được trình bày trong List View. Để biết thêm chi tiết tham khảo mục Selecting List View Columns
• Trong mục Accessibility Details, chọn những người sử dụng mà danh sách trang xem Tuỳ biến của họ phải được hiệu hoá. Để biết thêm chi tiết tham khảo mục Enabling View Access

   4. Chọn Save. Danh sách trang xem Tuỳ biến được trình bày trong danh sách thả xuống khi nhấn vào View.

Tạo các Chào hàng

(Đặc quyền truy cập: Quyền Viết)

Trong Zoho CRM, bạn có thể tạo các Chào hàng bằng cách

• Nhập bằng tay dữ liệu vào mẫu chi tiết Chào hàng
• Nhập các Chào hàng từ các nguồn khác nhau
• Lấy các Chào hàng từ Website qua mẫu Web-to-Lead

Note: Một số các trường thông thường được ghi vào danh sách có thể không hiện rõ/có thể sửa chữa tuỳ thuộc vào quá trình kinh doanh tổ chức của bạn và trường-các thiết lập cấp độ bảo mật. Trong trường hợp tổ chức của bạn đã thêm/đã sửa đổi các trường hãy liên lạc với nhà quản trị hệ thống của bạn để biết thêm chi tiết về cách sử dụng của các trường khác

Danh sách Chào hàng thông thường-Các trường có liên quan

Trong Chào hàng: mẫu Edit, bạn cần ghi rõ Chào hàng-các thông tin có liên quan. Bảng dưới đây cung cấp các mô tả của các trường khác trong mẫu

Tên trường	Phần mô tả	Kiểu dữ liệu
Lời chào	Chọn lời chào từ danh sách thả xuống	Danh sách lọc
Tên đầu	Ghi rõ tên của Chào hàng	Hộp ký tự, Chữ số (40)
Họ*	Ghi rõ họ của Chào hàng . Đây là trường bắt buộc	Hộp ký tự, Chữ số (80)
Công ty*	Ghi rõ tên của công ty mà Chào hàng đang làm việc. Đây là trường bắt buộc	Hộp ký tự, Chữ số (100)
Chức vụ	Ghi rõ chức vụ của Chào hàng	Hộp ký tự, Chữ số (50)
Nguồn Chào hàng	Chọn nguồn của Chào hàng, đó là từ nơi mà Chào hàng được tạo ra	Danh sách lọc
Ngành kinh doanh	Ghi rõ ngành kinh doanh mà Chào hàng làm việc	Danh sách lọc
Thu nhập hàng năm	Ghi rõ thu nhập hàng năm của công ty nơi mà Chào hàng làm việc	Hộp ký tự, giá trị thập phân (19).
Chủ sở hữu Chào hàng	Trình bày ID người sử dụng Zoho CRM mà Chào hàng được ấn định	Danh sách lọc
Điện thoại	Ghi rõ số điện thoại của Chào hàng	Hộp ký tự, Chữ số (50)
Mobile	Ghi rõ số mobile của Chào hàng	Hộp ký tự, Chữ số (50)
Fax	Ghi rõ số fax của Chào hàng	Hộp ký tự, Chữ số (50)
E-mail	Ghi rõ địa chỉ e-mail của Chào hàng	E-mail (100)
Website	Ghi rõ website của Chào hàng	URL (30)
Hiện trạng Chào hàng	Chọn hiện trạng của Chào hàng từ danh sách thả xuống	Danh sách lọc
Phân loại	Chọn phân loại Chào hàng từ danh sách thả xuống	Danh sách lọc
Số nhân viên	Ghi rõ số nhân viên trong công ty của Chào hàng	Hộp ký tự, giá trị số nguyên (50)
Đường	Ghi rõ địa chỉ đường phố của Chào hàng	Hộp ký tự, Chữ số (250)
Thành phố	Ghi rõ tên thành phố nơi mà Chào hàng sống	Hộp ký tự, Chữ số (30)
Bang	Ghi rõ tên của bang nơi mà Chào hàng sống	Hộp ký tự, Chữ số (30)
Chỉ số bưu điện	Ghi rõ mã bưu điện nơi của địa chỉ Chào hàng	Hộp ký tự, giá trị số nguyên (30)
Quốc gia	Ghi rõ tên quốc gia của Chào hàng	Hộp ký tự, Chữ số (30)
Mô tả	Ghi rõ bất cứ chi tiết nào khác về Chào hàng	Giới hạn văn bản (văn bản dài)

Tạo riêng lẻ các Chào hàng

Bạn có thể tạo bằng tay các Chào hàng bất cứ lúc nào khi có một số ít những Chào hàng. Ví dụ, bạn có thể gặp một người khi đi du lịch và trong lúc nói chuyện với nhau, anh ấy/cô ấy tỏ ra quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ của bạn. Sau đó,bạn trao đổi card cho nhau và trả lời sẽ liên lạc với anh ấy/cô ấy sau để nói thêm chi tiết về sản phẩm/dịch vụ của bạn. Vào sáng hôm sau, bạn có thể tạo bằng tay Chào hàng cùng với các chi tiết sẵn có. Cách tốt nhất để quản lý những sự việc thế này là tạo bằng tay những Chào hàng nơi mà bạn có thể điền các chi tiết sẵn có ngay lập tức

Bạn có thể tạo ra những Chào hàng bằng cách

• Điền chi tiết vào mẫu tạo Chào hàng
• Sử dụng Quick Create (Tạo nhanh), thành phần tạo nhanh có ở phía bên tay trái của trang Trang chủ Chào hàng
• Sao chép lại Chào hàng cùng vớI một vài thay đổi trong chi tiết Chào hàng hiện tại

Chú ý: Theo mặc định, người mà tạo ra Chào hàng là chủ sở hữu Chào hàng. Nếu bạn muốn chỉ định Chào hàng cho một người sử dụng khác, chọn tên người sử dụng từ trường Change Owner trong trang xem chi tiết Chào hàng. Ngoài ra, hiện trạng Chào hàng được đánh dấu cùng với hiện trạng Chào hàng mặc định theo mỗi quy trình bán hàng của tổ chức của bạn

Để tạo riêng lẻ những Chào hàng

1. Nhấn vào Chào hàng Mới
2. Trong Chào hàng: trang, nhập Chào hàng-thông tin có liên quan
   
   Chú ý: Các trường Họ và Công ty là bắt buộc. Tham khảo mục Danh sách những Chào hàng thông thường-các trường có liên quan để biết thêm chi tiết
3. Nhấn Save. Chi tiết Chào hàng được trình bày trong Chào hàng: trang <Tên Chào hàng> nơi mà bạn có thể thực hiện thêm các hoạt động. Tham khảo mục Kết hợp những Chào hàng với các bản ghi khác để biết thêm chi tiết

Để tạo các Chào hàng ngay lập tức

1. Nhấn vào Chào hàng
2. Ở bên tay trái dưới mục Quick Create (Tạo nhanh), nhập chi tiết các trường, như là Họ và tên công ty
3. Nhấn Save. Chi tiết Chào hàng được trình bày trong trang Trang chủ Chào hàng, nơi bạn có thể cập nhật thêm các chi tiết

Để tạo bản sao các Chào hàng

1. Nhấn Chào hàng
2. Trong trang xem Danh sách Chào hàng, chọn Chào hàng để tạo bản sao
3. Trong Chào hàng: trang <Tên Chào hàng>, nhấn nút Clone
4. Trong Edit: trang <Tên Chào hàng>, sửa đổi một số chi tiết Chào hàng
5. Nhấn Save. Chi tiết Chào hàng được trình bày trong Chào hàng: trang <Tên Chào hàng> nơi mà bạn có thể thực hiện thêm các hoạt động

Nhập các Chào hàng

(Đặc quyền truy cập: Quyền Nhập dữ liệu)

Việc nhập các Chào hàng từ bên ngoài vào hệ thống Zoho CRM là một trong các hoạt động quan trọng nhất trong việc marketing & bán hàng, khi bạn đang sử dụng các hệ thống khác nhau để tập hợp dữ liệu các Chào hàng. Ví dụ, bạn có thể có được các Chào hàng từ các nguồn bên ngoài, nắm bắt được các yêu cầu sản phẩm từ Website, lấy thông tin về các Chào hàng từ các đơn vị kinh doanh khác nhau trong giới hạn tổ chức nơi có thay đổi về bán chéo các sản phẩm, hoặc di chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ của bạn sang hệ thống Zoho CRM. Trong tất cả các trường hợp, việc nhập Chào hàng nâng cao hiệu quả kinh doanh của bạn

Bạn có thể nhập các Chào hàng, nếu bạn được uỷ quyền để thực hiện hoạt động này. Mặt khác nút Nhập Chào hàng trong trang Trang chủ Chào hàng sẽ bị ẩn trên giao diện người sử dụng của  bạn. Theo mặc định, quyền sở hữu thông tin Chào hàng được tăng lên cùng với người sử dụng mà nhập các Chào hàng. Bạn có thể thay đổi quyền sở hữu Chào hàng trong khi nhập bằng cách thêm một cột chủ sở hữu Chào hàng trong file nhập (CVS/XLS) và sắp xếp vào trường Assigned To. Nó sẽ tự động chỉ định các Chào hàng đến những ngươiì sử dụng riêng biệt. Sử dụng chính xác tên những người sử dụng Zoho CRM trong khi tạo các file nhập Chào hàng, mặt khác các Chào hàng không được tạo ra trong Zoho CRM

Các lời khuyên quan trọng Trước khi nhập các Chào hàng, bạn phải có chi tiết Chào hàng dưới dạng file CSV/XLS Bạn phải có đặc quyền để nhập các Chào hàng vào hệ thống Zoho CRM Trước khi nhập các Chào hàng, đóng file CSV/XLS và các chương trình tính toán Xoá các dấu nháy trong file CVS (ví dụ, ABC's) Bạn có thể nhập tối đã 1000 Chào hàng trong một lần / chu trình nhập

Để nhập các Chào hàng

1. Nhấn vào Chào hàng
2. Trong Chào hàng: trang Home dưới mục Chào hàng Tools, nhấn nút Import My Chào hàng hoặc Import My Organization Chào hàng

Chú ý: Đường dẫn nhập chỉ được hiển thị khi bạn có đặc quyền để sử dụng tính năng Import. Hãy liên lạc với nhà quản trị của bạn trong trường hợp các đường dẫn bị vô hiệu hoá

3. Trong Specify Import File: trang, trình duyệt các Chào hàng-các file nhập có liên quan (định dạng CSV/XLS) và sau đó nhấn vào nút Next
4. Trong trang Fields Mapping, sắp xếp các cột đầu trang CSV/XLS cùng với các trường Chào hàng trong Zoho CRM.
5. Nhấn nút Import. Sẽ mất vài giây để hoàn thành việc nhập
6. Trong trang Import Summary nhấn nút Go to Danh sách Chào hàng. Nếu có bất kỳ bản ghi nào giống nhau trong file XLS/CSV hoặc các Chào hàng đang có trong hệ thống Zoho CRM, trang Duplicate Records được hiện ra. Để biết thêm chi tiết về việc nhập các bản ghi giống nhau tham khảo mục Nhập các bản ghi giống nhau
7. Trong Chào hàng: trang Home, các Chào hàng đã nhập được trình bày dướI mục Danh sách Chào hàng. Bạn có thể tiếp tục nhập thêm hoặc kết thúc hoạt động này

Để nhập các bản ghi giống nhau

1. Tham khảo các bước từ 1 đến 4 trong mục Nhập các Chào hàng
2. Trong trang Duplicate Records, danh sách của các bản ghi giống nhau được trình bày. Bạn có thể chọn một trong các tuỳ chọn dưới đây cho mỗi bản ghi
   • Overwrite: Để viết đè lên các bản ghi hiện tạI vớI bản ghi mới. Nhấn Overwrite All để chọn tất cả các bản ghi
   • Skip: Để bỏ qua việc nhập bản ghi mới. Nhấn Skip All để chọn tất cả các bản ghi
   • Clone: Để tạo bản ghi mới thêm vào bản ghi hiện tạI. Nhấn Clone All để chọn tất cả các bản ghi
3. Nhấn nút Next. Sẽ mất vài phút để hoàn thành việc nhập
4. Trong trang Import Summary nhấn nút Go to Danh sách Chào hàng
5. Trong Chào hàng: trang Home, các Chào hàng đã nhập được trình bày dướI mục Danh sách Chào hàng. Bạn có thể tiếp tục nhập thêm hoặc kết thúc hoạt động này

Nhập các bản ghi trùng nhau

Hợp nhất các Chào hàng giống nhau

Qua một thời gian, có thể có khả năng các trường giống nhau bị tích lại trong module Chào hàng. Bạn có thể hợp nhất các Chào hàng giống nhau để tổ chức các Chào hàng tốt hơn

Để hợp nhất các Chào hàng

1. Nhấn vào Chào hàng
2. Trong trang Trang chủ Chào hàng, dưới mục Danh sách Chào hàng, nhấn vào Chào hàng đã quy định
3. Trong trang Chi tiết Chào hàng, nhấn nút Find & Merge Duplicates
4. Trong trang Find Duplicate Chào hàng, làm như dưới đây
   1. Dưới mục Search Criteria, theo mặc định một số tiêu thức thoả mãn và tương ứng với các giá trị được trình bày. Thêm vào các tiêu thức nếu đã quy định. Nhấn nút Search
   2. Dưới mục Matching Chào hàng, chọn các Chào hàng để hợp nhất
   3. Nhấn nút View Duplicates
5. Trong trang Merge Chào hàng, chọn các trường để cập nhật đến bản ghi chủ. Tất cả các trường giống nhau được tô sáng với một màu khác nhau
6. Nhấn nút Merge. Chi tiết các trường sẽ được hợp nhất cùng bản ghi Chào hàng chủ và trang chi tiết Chào hàng được trình bày cho các hoạt động thêm vào

Kết hợp các Chào hàng với các bản ghi khác

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Sau khi tạo các Chào hàng, bạn có thể cần kết hợp các Chào hàng với các bản ghi khác, như các công việc, các sự kiện, các E-mail, các sản phẩm, các phần đính kèm và các ghi chú cho đến khi Chào hàng đạt được tới một giai đoạn nào đó nơi mà có có thể được biến đổi thành các khả năng theo mỗi quy trình bán hàng của tổ chức của bạn

Để kết hợp Chào hàng với các bản ghi khác

1. Trong Chào hàng: trang <Tên Chào hàng>, bạn có thể cập nhật các chi tiết dưới đây:
   • Open Activities: Để thêm các công việc, các sự kiện (các hội nghị và các cuộc gọi). (Xem Chương <NO>,mục "Creating Activities")
   • History: Để lưu trữ các hoạt động đã kết thúc và các E-mail đã gửi
   • Products: Để thêm các sản phẩm (Xem Chương <NO> mục "Creating Products")
   • Attachments & Notes: Để đính kèm các văn bản và các ghi chú đến Chào hàng (Xem Chương <NO> mục "Adding Attachments")

2. Sau khi cập nhật các bản ghi đã kết hợp, bạn có thể làm việc với bản ghi tiếp theo

Gửi E-mail đến các Chào hàng

(Đặc quyền truy cập: Quyền Viết)

Bạn có thể gửi hàng loạt các E-mail đến các Chào hàng đã chọn trong module Chào hàng. Trước khi gửi E-mail, chắc chắn rằng Chào hàng bao gồm các địa chỉ E-mail đúng nếu không thì E-mail sẽ không được gửi đến Chào hàng tương ứng

Để gửi các E-mail đến một nhóm các Chào hàng

1. Nhấn vào Chào hàng
2. Trong Chào hàng: trang Home dưới mục Chào hàng Tool, nhấn vào Mass E-mail Chào hàng
3. Trong trang Mass E-mail, làm như dưới đây
   • Theo mặc định, E-mail Template được hiệu hoá. Chọn mẫu được sử dụng từ danh sách chọn E-mail Template. Nội dung mẫu được trình bày dưới mục E-mail Template Body
   • Nhấn vào Matching Criteria. Bạn có thể tạo ra danh sách gửi mail các Chào hàng theo các tiêu thức thoả mãn cụ thể dưới mục Specify Criteria
4. Nhấn nút Send để gửi thông điệp E-mail đến các Chào hàng đã chọn 

Xuất các Chào hàng

(Đặc quyền truy cập: Quyền xuất dữ liệu)

Đôi khi rất có ích để xuất các Chào hàng từ Zoho CRM đến các chương trình tính toán như Microsoft Excel, OpenOffice và các chương trình khác để phân tích thêm dữ liệu

Để xuất các Chào hàng đến các nguồn bên ngoài

1. Nhấn vào Chào hàng
2. Trong Chào hàng: trang Home dướI mục Chào hàng Tools, nhấn nút Export All Chào hàng
3. Trong File Download, nhấn Save để lưu lại chi tiết Chào hàng dưới dạng file CSV/XLS

Biến đổi các Chào hàng thành các bản ghi bán hàng khác

(Đặc quyền truy cập: Quyền Biến đổi Chào hàng)

Chỉ một lần hiện trạng Chào hàng đạt đến một giai đoạn nào đó, nơi mà nó có thể có đủ điều kiện như một tiềm năng,…có một cơ hội cho các đàm phán thêm nữa với Chào hàng, nó có thể được biến đổi thành tài khoản, liên lạc và khả năng. Nó tuỳ thuộc vào quy trình bán hàng của tổ chức của bạn. Trong suốt việc chuyển đổi Chào hàng, tất cảc các trường trong chi tiết Chào hàng được biến thành các trường tài khoản, liên lạc và tiềm năng. Cả các danh sách có liên quan như là các công việc, các sự kiện

Chú ý: Chỉ một lần Chào hàng được biến thành khả năng, hiện trạng các Chào hàng sẽ bị thay đổi thành Converted trong trang Trang chủ Chào hàng

Quy tắc biến đổi Chào hàng

Trong khi biến đổi Chào hàng thành một khả năng đầu tiên một tài khoản mới và liên lạc mới được tạo ra cùng với dữ liệu Chào hàng có liên quan và sau đó một khả năng mới được tạo ra. Bảng dưới đây cung cấp các mô tả của các trường khác nhau đã biến đổi thành tài khoản, liên lạc và khả năng (tuỳ ý) trong suốt việc biến đổi Chào hàng

Trường Chào hàng	Biến đổi thành
Lời chào	Liên lạc: Lời chào
Tên	Liên lạc: Tên
Họ	Liên lạc: Họ
Công ty	Tài khoản: Tên
Chức vụ	Liên lạc: Chức vụ
Nguồn Chào hàng	Khả năng: nguồn Chào hàng
Ngành kinh doanh	Tài khoản: Ngành kinh doanh
Thu nhập hàng năm	Tài khoản: Thu nhập hàng năm
Chỉ định	Tài khoản, Liên lạc, Khả năng: Chỉ định
Điện thoại	Tài khoản: Điện thoại Liên lạc: Điện thoại
Mobile	Liên lạc: Mobile
Fax	Tài khoản: Fax Liên lạc: Fax
E-mail	Liên lạc: Email
Website	Tài khoản: Web site
Hiện trạng Chào hàng	Khả năng: Hiện trạng
Phân loại	Khả năng: Phân loại
Số nhân viên	Tài khoản: Số nhân viên
Đường	Tài khoản: Đường Liên lạc: Đường
Thành phố	Tài khoản: Thành phố Liên lạc: Thành phố
Bang	Tài khoản: Bang Liên lạc: Bang